10 KONFERENCJA PRASOWA

KONFERENCJA PRASOWA

To miało byc wazne spotkanie  wicepremiera i ministra finansów z dziennikarzami. Przyszły tłumy. Operatorzy kamer ledwo zmieścili sie  miedzy dwoma wielkimi stołami. Przygotowano ekran, stół dla uczestników i mównicę.  Zespól prasowy z tajemniczymi minami  na pytania   gdzie będzie  mówił minister odpowiadał : wszędzie.  Ustawiono   na centralnym miejscu stołu wianuszek mikrofonów. Ledwo mieściły się na   zielonym suknie. Narastał napięcie. Nagle rozległo się : idzie. I wszedł  tylnym wejściem  do sali.  Zaszumiały kamery. Zrobiło się cicho i podniośle. Żyrandole jasno rozświetlały sale konferencyjną. Minister usiadł  za stołem , odsunął troszkę mikrofony by położyć gruba teczkę.  

-Nowy budżet- pomyśleli jedni.-Zmiany podatkowe- dopowiadali inni.  Rzeczniczka  rozpoczęła  od przedstawienia gości i gładko przedstawiła plan konferencji. Oddała głos ministrowi. Ten powoli podniósł się znad mikrofonów, zabrał teczke i ...niespodziewanie podszedł do mównicy. Po sali  przeszedł jęk i pomruk dźwiękowców- zerwali się i zaczęli  na wyścigi z   dziennikarzami radiowymi przestawiać mikrofony ze stołu na mównice.  Część mikrofonów w tym zamieszaniu  spadała,  część była szybko mocowana do mównicy .  

Minister czekał.   Biuro prasowe zamarło.

Po dłuższej chwili  zamieszania, minister  rozpoczął swoje wystąpienie:

- Proszę zgasić światło i  proszę zaprezentować pierwszy slajd- powiedział. W tym momencie salę ogarnął półmrok i zajaśniał ekran.

- Proszę włączyć światło, nic nie widać!!- zaprotestowali operatorzy. Rozbłysło , znowu w sali  zrobiło się jasno.

- Proszę   zgasić - nakazał minister- nie widac slajdów, dodał.

- Pana  też nie widać!!! ,  zaprotestowali operatorzy kamer i zamierzali włączyć własne lampy.   Biuro prasowe było bliskie omdlenia.  Minister zmarszczył brew.

- Proszę o lekkie  wygaszenie.- warknął. Znów zrobiło sie ciemniej  , ale na ekranie  ledwo odcinał się  zarys slajdu.

- Nie widac prezentacji!!!,   podnieśli  alarm dziennikarze prasowi, wyraxnie rozbawieni  całą sytuacją.  Minister juz niem krył wsciekłości.  Biuro praoswe zapadło sie pod ziemię. Dziennikarze mieli niezły ubaw.  Cała koncepcja legła w gruzach. Ostatecznie  minister opowiedział o niewidocznych slajdach przy ...włączonym świetle. Na pytania nie czekał...

 

Konferencja prasowa - jak sama nazwa wskazuje jest organizowana głównie dla dziennikarzy prasowych.

Podczas konferencji przekazywana informacja jest pogłębiona , a czas na zadawanie pytań jest zwykle nieograniczony.

Filmując konferencje prasowa operatorzy zwracają uwag głównie na wejście uczestników oraz ich wyjście, a w trakcie realizowane sa podobnie jak w studiu wszystkie plany filmowe.

Osoba występująca może być pokazywana pojedyncza, ale także pokazywani mogą być sąsiedzi lub wszyscy uczestnicy dlatego ważne jest by po zakończeniu swojej części wystawienia uczestnik konferencji nie zachowywał się prywatnie, komentował mimiką wystąpienia kolegów, czy „ wyłączał” się z jej przebiegu.

Konferencja ma pokazać zespół-  tak są postrzegani uczestnicy.

Podczas konferencji po współpracy zespołu  widać , czy także w normalnej codziennej pracy, czy podczas walki z kryzysem uczestnicy zgodnie współpracują.

Konferencja prasowa to najpopularniejsza forma kontaktów z dziennikarzami, szczególnie z dziennikarzami sejmowymi, gdzie briefingi przemieniają się w konferencje prasowe, lub odwrotnie.

Wysyłając komunikaty prasowe, materiały informacyjne czy zaproszenia, zwróćmy baczną uwagę na tytuł: powinien zawierać słowa - klucze, ewentualnie datę wydarzenia, o którym informujemy i nazwę firmy. Komunikat powinien być krótki i jasno sformułowany .

Dziennikarz nie przyjdzie na zaproszenie, w którym nie chcemy ujawnić treści konferencji , a argumenty, ze jest to „sensacyjna informacja” czy „ znakomity gość” - nie robią wrażenia .

Telewizja nie zaryzykuje wysłania ekipy z dziennikarzem na niejasne wydarzenie, które może okazać się np. prezentacją „sensacyjnych” i znakomitych wyników finansowych firmy za drugi kwartał roku…

Informując o spotkaniu warto dodać czy przygotowaliśmy także zdjęcia- i nie chodzi tu o fotografie , a o film, który może wykorzystać telewizja by zilustrować treść reportażu.

Film dla mediów powinien trwać około 10 minut, zawierać zdjęcia statyczne, trwające po około 8 sekund z dźwiękiem defektowym , a nie ciszą czy nagraną muzyczką. Na niektórych planach może być wyeksponowana nazwa firmy, ale większość zdjęć musi być neutralna.

Film powinie być zrealizowany  w  jakości HD

Po wysłaniu komunikatu warto zadzwonić i przypomnieć o tym, ze był wysłany, ale nie dopytywać się tydzień wcześniej czy przyjedzie ekipa.

Decyzja o obsłudze wydarzenia zapada zwykle na porannych kolegiach

W KOMUNIKACIE MUSI BYĆ WYRAŹNY KONTAKT TELEFONICZNY Z ORGANIZATORAMI

Podczas konferencji powinny występować nie więcej niż trzy –cztery osoby:

• Główny prezenter- np. prezes

• 1-2 Współpracowników merytorycznych- specjalistów

• Prowadzący

Dziennikarzom należy przygotować materiał prasowy według wzoru:

• Tytuł

• Osoby występujące w konferencji

• Pierwsze najważniejsze zdanie, przesłanie z konferencji

• Streszczenie - lead

• Rozwinięcie tematu

• Cytat nawiązujący do wydarzenia( ten cytat padnie na konferencji podczas pierwszej prezentacji)

• Dane statystyczne

• Kontakt- telefony, faksy, emaile - rozdawać materiał podczas rejestracji uczestników przed sala konferencyjną

Przygotować się tematycznie do konferencji to znaczy przygotować najważniejszy przekaz i dwa trzy poboczne tematy.

Dziennikarze wiedzą, że w czasie konferencji prasowej najczęściej zostanie im przedstawiony tylko wycinek rzeczywistości korzystny dla organizatorów konferencji , a pozyskane informacje mogą być inspiracją lub pretekstem do zajęcia się szerzej przedstawianym tematem Dlatego warto zapraszać na konferencje także „ niezależnych „ ekspertów, lub specjalistów, którzy na miejscy będą komentowali temat.

Dziennikarze zwykle skorzystają z takiej oferty, a wy macie pewność, że „ niezależni” eksperci powiedzą to co wcześniej ustaliliście.

Jak spełnić oczekiwania dziennikarzy podczas konferencji prasowej

Konferencji prasowanych ani spotkań dla dziennikarzy telewizyjnych nie powinno się organizować zbyt wcześnie (są bowiem zajęci na kolegiach redakcyjnych: w Panoramie ok. godz. 10.00, a w redakcji biznesowej TVN24 lub w TVP Info ok.9.30), ani zbyt późno (godziny wieczorne przeznaczone są zwykle na montaż materiałów filmowych i emisję , a dziennikarze nie będą mieli dość czasu by pokazać racje wszystkich stron ).

Jeśli wysłaliśmy informację o konferencji z tygodniowym wyprzedzeniem, warto przypomnieć się dziennikarzowi w oznaczonym dniu rano, przed kolegium.

Nie warto być natarczywym i dzwonić z wyrzutem , dlaczego ekipa nie przyjechała, dziennikarz nie lubi się tłumaczyć.

Konferencję należy planować tak, aby dać pierwszeństwo telewizji i radiu.

Na półgodziny przed przybyciem prasy, prezes czy inne osoby kluczowe powinny być do dyspozycji ekip filmowych.

Nagranie nie powinno być dłuższe niż 10 min. I warto podczas wystąpienia powiedzieć to co potem powiedziane będzie podczas konferencji ( dziennikarz- za wyjątkiem radiowca- nie zdąży sprzedać newsa przed innymi). Udzielając wywiadu pilnować czasu , by nie spóźnić się na konferencje, na która czekają dziennikarze z innych stacji czy gazet- spóźnienie nastawi ich od razu do nas negatywnie i może wpłynąć na wymowę reportażu.

NA KONFERENCJĘ WCHODZIMY JAK ZESPÓŁ JEST JASNY PODZIAŁ RÓL

- rzecznik jest mistrzem ceremonii

-najważniejszy- mówi o celach, zasadach, misji

-merytoryczni- odpowiadają o szczegółach

-RZECZNIK wita , przedstawia gości i plan konferencji

-RZECZNIK przypomina., że na inne pytania odpowiadamy po wyczerpaniu tematu konferencji

-RZECZNIK oddaje głos LIDEROWI

 

PRZEBIEG WYSTĄPIENIA LIDERA:

-WSTĘP czyli po co zwołano konferencję

-LIDER przekazuje najważniejsze przesłanie, podkreśla co jest newsem i   wyjaśnia   o co chodzi. Uzasadnia obecność  uczestników merytorycznych

-LIDER decyduje kto odpowiada na pytania

-RZECZNIK pilnuje porządku

-LIDER daje znak RZECZNIKOWI o zakończeniu

-RZECZNIK PROPONUJE OSTATNIE 3 PYTANIA

-LIDER DZIĘKUJE,

-RZECZNIK informuje o dalszej organizacji spotkania

GRUPA WYCHODZI ZDECYDOWANIE, JAK ZESPÓŁ

Wystąpienia podczas konferencji:

-NAJWAŻNIEJSZY PRZEKAZ-do kamer

- UZASADNIENIE PRZEKAZU- do kamer -

SŁUCHAMY PYTAJĄCYCH, ALE ODPOWIADAMY-do kamer

- nie zmieniajmy miejsca przy stole

-nie przestawiamy mikrofonów Słuchać pytań patrząc na zadających je dziennikarzy ale ODPOWIADAC PATRZĄC W STRONE KAMER.

Podczas konferencji nie wolno odmawiać odpowiedzi tłumacząc się, że pytanie nie jest związane z tematem konferencji. Zdarza się i tak, że ekipa przyjeżdża na prezentację wyników kwartalnych z zamiarem sfilmowania prezesa firmy i jego komentarza do ostatnich posunięć konkurenta. Jeśli będzie padało pytanie na inny temat, warto łagodnie zwrócić uwagę, ze najpierw udzielimy odpowiedzi na pytania dotyczące konferencji, a potem odpowiemy na pozostałe .

Należy pilnować , by jeden dziennikarz nie zdominował konferencji i po kilku jego pytaniach grzecznie poprosić innych o zadawanie pytań , a z natarczywym dziennikarzem umówić się na kontynuacje wywiadu po konferencji , bo poruszana przez niego tematyka oraz determinacja wskaże innym, ze to co on mówi jest ważniejsze od tego co my powiedzieliśmy i efekt konferencji zostanie całkowicie wypaczony .

Co zrobić jeśli prosimy o pytania , a nie pada żadne?

Można poprosić dziennikarza TELEWIZYJNEGO o zadanie pierwszego pytania, można wcześniej dyskretnie poprosić zaprzyjaźnionego dziennikarza o zadanie pytania, albo po prostu zakończyć konferencje z uśmiechem mówiąc, ze wygląda na to, ze spełniliśmy oczekiwania wszystkich.

Bywa tak, ze jest w korytarzu organizowana nieformalna część druga konferencji, i na to tez trzeba być przygotowanym .

Nie wolno wówczas uciekać przed dziennikarzami, ale spokojnie kontynuować to co mówiliśmy na Sali.

Dziennikarze czasami potrzebują dodatkowych „setek” w nieformalnym otoczeniu a nie z logo w tle.

Dla telewidza sala konferencyjna nie jest ciekawym obrazem.

Filmowane jest zwykle wejście uczestników,- dlatego powinni śmiało podchodzić do swoich miejsc , filmowany jest szeroki plan stołu konferencyjnego, szeroki plan sali z dziennikarzami- tak zwany kontrplan, oraz DETALE- uwaga na zapiski na kartkach uczestników konferencji, na detale np. krzywe krawaty czy dziury w garderobie.

Stół powinien być zakryty z przodu i mieć wyciszony blat.

Logo w tle musi być nisko lub najlepiej by było to wiele napisów, a nie jeden ogromny .

Fotoreporterzy robią zdjęcia, gdy przestajemy być formalni i służbowi, a wykonujemy organiczny gest.

Podczas konferencji skupić się na najważniejszym przekazie, podać go od razu i powtórzyć- nawet kilkakrotnie, . Prezentacja powinna trwać nie dłużej niż 10 min. potem powinny być pytania.

Konferencja prasowa to nie wykład .

Nie robić prezentacji multimedialnej, bo kamery tego nie zarejestrują. 

Nie czytać materiałów, które otrzymali dziennikarze, ale je streszczać i uzupełniać o „ kolorowe zdania”.

Uczestnicy konferencji muszą mieć rozpisane „role” .

Organizator czyli PR po wejściu uczestników i posadzeniu ich za stołem powinien wstać, przywitać gości , przedstawić uczestników, powiedzieć o problemie czyli temacie konferencji i oddać głos prezesowi.  Prezes daje znać o stopniowym zakończeniu konferencji.

Prezes powinien mówić o celach , ideach i mieć ogólne kolorowe porównanie, pozostali to praktycy, którzy powiedzą o praktycznych aspektach dodając jakąś krótka historyjkę dobre obrazowe porównanie.

Podczas konferencji mówić prostym językiem, unikać żargonu zawodowego.

Nie powinno się chować rak pod stołem , bo jest to oznaka braku szczerości. Ręce trzymać na stole blisko ciała.

Ustawić stół konferencyjny „twarzą „lub bokiem do okna, blisko drzwi, by uczestnicy nie musieli przeciskać się miedzy dziennikarzami ale mieli łatwy i szybki dostęp do stołu oraz możliwość szybkiego opuszczenia sali .

Organizując konferencje warto zadbać o parking dla gości ( ekipa TV przyjeżdża samochodem ze sprzętem , lub wozem satelitarnym, który musi pociąga kable do sali konferencyjnej, a więc konferencja na 35 piętrze nie wchodzi w grę. Dobrze by dziennikarze nie chodzili po całym budynku zanim wejdą do Sali konferencyjnej, bo mogą zobaczyć to czego nie chcemy pokazywać.

Przypominam !

Informacje o firmie najlepiej ilustrują zdjęcia w niej wykonane.

Aby zaoszczędzić pracy ekipie filmowej, a także uatrakcyjnić przekaz, firmy powinny mieć przygotowany materiał filmowy. W materiałach filmowych dziennikarze nie lubią otrzymywać również „setek” prezesów, wola je nagrać sami . Warto przesyłając zaproszenie dla telewizji warto wspomnieć , że przygotowano także nagrania ilustrujące działalność firmy lub problematykę .

Warto by w konferencji uczestniczyli także inni goście wzbogacający informacje o firmie, czyli np. eksperci, czy praktycy. Wówczas dziennikarze na miejscu maja pozostałych bohaterów reportażu i nie muszą ich szukać. Jest wówczas większa pewność, ze materiał będzie zrobiony po naszej myśli.

Przygotowując konferencję prasową warto zadbać o poczęstunek, ale nie popadajmy jednak w przesadę i przede wszystkim nie wstawiajmy suto zastawiony stołów do sali konferencyjnej! Kawa , herbata , zimne napoje i troszkę ciastek dobrze zrobi zmęczonym dziennikarzom i ekipom, ale trzeba to zorganizować PRZED sala konferencyjną.

Organizowanie wyjazdowych konferencji nie ma zbyt wielkiego sensu, bo telewizja nie ma czasu na wysłanie w teren ekipy, a na wycieczkę- konferencyjna pojada przedstawiciel niewielkich pism mający dużo czasu, ale niewielki zasięg czytelniczy.. Tego typu konferencje są traktowane przez dziennikarzy , jako próby ich kupienia, a środowisko tego nie lubi- po kilku aferach czy artykułach dotyczących korupcji w mediach.

PODSUMOWANIE KONFERENCJI PRASOWEJ

Sala:

- przygotować miejsca dla kamer i dla światła

- przygotować kostkę dźwiękową dla radia i telewizji ( nie gramy z głośników!!!)

- przygotować logo w tle zarówno stołu jak i mównicy, jeśli mamy zastawkę z wydrukowana nazwa instytucji

- przygotować na stołach dwustronne wizytówki mówiących , by nie szukali swojego miejsca w świetle kamer

- przy prezentacji z rzutnika nie gasić światła - telewizja nie nagra tego

- siadamy twarzą do okna, w tle za nami jest ściana

- nie rozkładamy kanapek, termosów, soczków, paluszków, ciastek itp. na stole, gdzie dziennikarze mają pisać- na sali jest konferencja nie bankiet

- jeśli już jest poczęstunek to oferujemy go przed sala konferencyjną

Konferencja- to nie wykład

- przedstawić powód zwołania konferencji i streścić materiały prasowe- nie czytamy ich ale mówimy „kolorowe „ zdania( potrzebne są dłuższe wypowiedzi dla radia) - czekamy na pytania i ...cisza, co wtedy?

- proponujemy aby zaczął znajomy dziennikarz, który zawsze zaczyna - proponujemy , aby zaczęła telewizja jako największe medium

- sami zadajemy sobie pytania i prowokujemy dziennikarzy

- trudne pytania, lub szczegółowe- odpowiadamy, że nie mamy teraz takich danych, po konferencji zapraszamy do siebie

- na pytania nie związane z tematem konferencji odpowiadamy po wyczerpaniu pytań ” na temat” - odpowiedzi na pytania- krótkie, pełnym zdaniem

- nie nachylać się do mikrofonów

- uważać by kartki nie stukały w statywy mikrofonów

- uwaga na notatki, nie rysować na nich , bo kamery i aparaty fotograficzne mają długie obiektywy

- nie mówić szeptem w czasie wypowiedzi kolegi ( inny mikrofon to zbierze) - obserwować , by nie siedzieć tak samo przy stole konferencyjnym jak pozostali uczestnicy

- nie przesiadać się podczas wystąpienia, mikrofony przestawia dźwiękowcy

- nie dotykać mikrofonów- od tego sa specjaliści

- Po konferencji czas na indywidualne wypowiedzi dla radia, wtedy też najczęściej robią zdjęcia fotoreporterzy.

Czas konferencji- do ostatniego pytania

Materiały z konferencji warto wzbogacić o niewielki notes, długopis czy pendriva z tekstem w wersji elektronicznej , ale MP3 czy Ipod już jest niechętnie brany przez dziennikarzy obawiających się prowokacji.

Dziennikarze podkreślają, że dużo lepsze relacje z mediami można zbudować będąc dostępnym na co dzień, niż organizując nawet fantastyczną konferencję prasową.

Copyright (c) eSeMedia. All rights reserved.